So wie Führungspersonen hybrid arbeitender Teams fürchten, dass ihr Team auseinanderfällt, wenn es keine regelmäßigen, verbindlichen Treffen in Präsenz gibt, treibt Teamleader remoter Teams die Sorge um, dass ihr Team ohne sie nicht funktioniere.
„Es läuft ja schon ganz gut, in meinem [remoten] Team. Aber im April ganz entspannt 3 Wochen Urlaub zu machen und das Team sich selbst zu überlassen, das traue ich uns noch nicht zu.“ O-Ton einer Freundin, die seit 8 Monaten ein remotes Team leitet.
Richtig ist, dass Teamleader eine zentrale, integrierende Funktion in remote arbeitenden Teams erfüllen.
Wenn es Ihre Rolle ist, die Fäden in der Hand zu halten, dann fragen Sie sich: Was genau tue ich in der Rolle der Teamleitung?
Der Check vor dem Urlaub
„Entscheidungen treffen, ein offenes Ohr haben, Informationen einsammeln und verteilen, Team-Interessen nach außen vertreten, Fehler beseitigen, in Konflikten vermitteln usw.“, könnte die Antwort lauten.
Dann überprüfen Sie vor einem Urlaub,
o welcher dieser Aufgaben Sie zuvor bearbeiten sollten,
o wo Sie sich temporär vertreten lassen können
o und was warten kann, bis Sie zurück sind.
Aufgabenbereiche, in denen Sie sich vertreten lassen können, liegen vor allem im Bereich der Teamkommunikation:
Als Teamleitung ist es u.a. Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Teammitglieder eine zentrale Anlaufstelle/Person haben, an die sie sich bei Schwierigkeiten oder dem Bedarf nach Austausch wenden können.
Klären Sie vor Ihrem Urlaub, wer Sie hier wochenweise vertreten kann – und den Staffelstab dann an ein anderes Teammitglied weitergibt. So könnte es in Ihrer Abwesenheit eine Ansprechperson der Woche geben, die sich proaktiv mit allen Kolleg:innen in Verbindung setzt und ein offenes Ohr – als auch zeitliche Ressourcen – für informelle Gespräche hat.
Diese Maßnahme stärkt übrigens nebenbei den Zusammenhalt im Team.
Unverzichtbar: Die Struktur muss klar sein!
Sind Teamziele, Arbeitsabläufe und Verantwortungsbereiche nicht klar, sollte hier unbedingt Abhilfe geschaffen werden, bevor Sie in den Urlaub starten.
Nutzen Sie dazu folgende Leitfragen:
o Ist jedem im Team klar, was das gemeinsame Ziel ist?
o Kennt jedes Teammitglied seine Aufgaben/Verantwortungsbereiche und in ihn/sie gesetzte Erwartungen?
o Ist die wechselseitige Verantwortung geregelt/gibt es Vertretungsregelungen?
o Ist der Team-Workflow klar?
o Wer berichtet an wen, welche regelmäßigen Abstimmungstermine gibt es, welche Szenarien für Austausch/ Unvorhergesehenes/ Spontanes?
o Ist klar, was in den Wochen Ihrer Abwesenheit ansteht?
o Sind die Prioritäten der nächsten Wochen klar?
o Gibt es Informationen, zu denen nur Sie Zugang haben, die Sie ggf. vor Ihrem Urlaub bereitstellen sollten?
o Ist klar, wer wann und wie erreichbar ist?
Auswertung Ihrer Abwesenheit
o Vereinbaren Sie ein Teammeeting unmittelbar nach Ihrer Rückkehr für Berichte aus dem Team und um Verbindlichkeit zu unterstreichen.
o Reflektieren Sie gemeinsam die Wochen Ihrer Abwesenheit: Was lief gut? Was wollen wir beim nächsten Mal anders machen und wie?
Fazit: Planen Sie Ihre Abwesenheit. Prüfen und finden Sie Vertretungsmöglichkeiten. Stellen Sie sicher, dass die notwendigen Strukturen existieren und bekannt sind. Werten Sie nach Ihrer Rückkehr aus, wie das Team mit Ihrer Abwesenheit zurechtgekommen ist und lernen Sie daraus. Denn eine Teamleitung braucht immer einmal Abstand vom Teamgeschehen!